Die aufgabe

Die anstehende Umstrukturierung innerhalb der Koch Möbelwerkstätten war der Startschuss, in eine moderne und zukunftsorientierte IT und Telefonanlage zu investieren. Unter anderem sollte neue, branchenspezifische Software die veraltete Software ersetzen. Die neuen Programme wiederum, die für Zeichnungen bzw. für die Auftragsbearbeitung eingesetzt werden sollten, konnten auf den alten Computern nicht reibungslos genutzt werden. Besonders wichtig war, dass die Ausfallzeit durch die Umbaumaßnahmen möglichst gering sein sollte.

Weg von der Insellösung

Die Koch Möbelwerkstätten sind ein Betrieb, der viele Jahre am Markt erfolgreich ist. Eine effiziente Arbeitsweise war und ist von großer Bedeutung. So war die Frage: Wie lassen sich Arbeitsabläufe vereinfachen – und so ein Mehrwert für die Mitarbeiter schaffen? Vor der EDV-Umstellung gab es viele Insellösungen, die nicht miteinander verbunden waren. Stahl Computertechnik konzipierte eine vernetzte Lösung, um Daten und Unterlagen zentral für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Zudem unterstützte die alte Telefonanlage All-IP nicht.

Die neue Ausstattung sollte folgende Kriterien erfüllen:

› zentraler Zugang für alle

› moderne Hard- und Software

› professionelle Telefonanlage

› Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten

› qualitativ hochwertige und stabile Lösung

› möglichst geringe Ausfallzeit während der Umstellung

Die umsetzung

Stahl Computertechnik war intensiv mit den Verantwortlichen im Gespräch. Der IT-Systempartner wollte eine Lösung schaffen, die der Veränderung bei Koch gerecht wird und die Mitarbeiter in ihrem alltäglichen Arbeiten unterstützt.

BRANCHENLÖSUNGEN UND OPTIMIERTE ABLÄUFE

Da Koch viele Arbeitsabläufe umstellen wollte, wurde eine neue CAD-Software (computer-aided design) installiert. Diese wird für genaue Pläne und Zeichnungen von Bauteilen und Möbelstücken eingesetzt. Eine neue ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning) wurde eingeführt, um die Geschäftsprozesse besser planen zu können. Da es sich hierbei um sehr spezifische Anforderungen handelte, waren weitere IT-Partner mit eingebunden. Durch das „vWORK Monitoring und IT-Management“ werden alle IT- und TK-Systeme überwacht, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten und auch in Zukunft proaktiv reagieren zu können.

besonderheiten und herausforderungen

Ein besonderer Schwerpunkt lag bei dem Projekt auf einer gründlichen und intensiven Abstimmung. So erklärt sich auch der lange Projektzeitraum, in dem Stahl Computertechnik die Firma Koch begleitet hat. Auch die Zusammenarbeit mit den externen Partnern verlangte viel Abstimmung, damit am Ende alles reibungslos laufen konnte.

Das Stahl-Projektteam ist dabei in acht Schritten vorgegangen:

Bestandsaufnahme vor Ort über die Ausgangssituation
IT- und Telefonie-Konzept in enger Abstimmung mit Koch Möbelwerkstätten und dem spezialisierten Berater für die Auswahl der Software
Hardware und Software für den Betrieb: Auswahl und Abstimmung der für den Einsatz und das Budget geeigneten Lösungen
Sicherheits- und Datensicherungskonzept, das den Arbeitsprozessen und dem Standort gerecht wird
Vorbereitungen: Um eine möglichst kurze Ausfallzeit zu gewährleisten, wurden die IT-Kernkomponenten bei Stahl Computertechnik installiert, vorkonfiguriert und die Funktionen überprüft.
Aufbau vor Ort der kompletten EDV und Telefonie in nur einem Tag
Anpassung, Feineinstellungen und detaillierte Einweisung der Mitarbeiter
Systemdokumentation

ZUSAMMENARBEIT MIT PARTNERN

Eine Besonderheit bei dem Projekt ergab sich durch die Branchensoftware. In diesem Bereich arbeitete das Stahl-Team mit den Dienstleistern cad+t, digi-online und avline zusammen. So konnte man auf Expertise, z. B. zu 3D-Zeichnungen oder Bauplänen, zurückgreifen und dem Kunden die für ihn passende Lösung anbieten.Eine Hürde war der Standort des großen Serverschranks. Wegen des Staubs konnte dieser nicht in der Schreinerei untergebracht werden. Schließlich wurde der Serverschrank in einem separaten Raum in zwei Metern Höhe eingerichtet. Letztlich hat die Umstellung reibungslos funktioniert. Die Koch-Mitarbeiter erhielten eine Schulung, sodass sie die neue Telefonanlage sofort bedienen konnten. Ebenso wurden sie in die neue IT-Anlage eingewiesen und eine neue Datenablage und Berechtigungsstruktur eingeführt.

Der nutzen

In Karlskron profitieren die Mitarbeiter nun von einer modernen und auf ihre Anforderungen angepassten IT und Telefonanalage. Durch eine zentrale Datenhaltung können Arbeitsabläufe nun an einem Ort bearbeitet werden – von der Planung bis zur Fertigstellung. Durch Nutzung der neuen ERP- und CAD-Software ist die Firma bestens gerüstet für alle kommenden Wünsche ihrer Kunden. Außerdem ist es den Mitarbeitern nun möglich, im Homeoffice zu arbeiten, sie haben von überall Zugriff auf ihre Daten.

Das fazit

Stahl Computertechnik hat Koch Möbelwerkstätten auf ihrem Weg in die Digitalisierung und zu einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen begleitet und unterstützt – und betreut sie auch in Zukunft bei aufkommenden Fragen. Der erfahrene IT-Systempartner konnte eine Lösung liefern, die den Anforderungen eines Handwerkbetriebs nach praktischen und effektiven Lösungen gerecht wird. Gleichzeitig wurde darauf geachtet, diese Lösungen wirtschaftlich sinnvoll zu gestalten. Mit den neuen Lösungen ist Koch bestens gerüstet für die Möbel der Zukunft.

informationen zum auftraggeber

Koch Möbelwerkstätten GmbH ist ein Familienunternehmen in der fünften Generation, das seit 1870 besteht. Ihren Schwerpunkt legt die Firma auf Maßanfertigungen nach den Wünschen ihrer Kunden. Es werden unter anderem Büros und Empfangsbereiche sowie Möbel für den privaten Gebrauch produziert. Besonders wichtig ist ihnen hierbei die Qualität und Langlebigkeit ihrer Produkte. Koch Möbelwerkstätten GmbH plant und produziert in Karlskron im Landkreis Neuburg-Schrobenhausen.