Die bisherige Telefonanlage war veraltet und basierte noch auf ISDN. Die anstehende Umstellung auf einen All-IP-Anschluss hat die Gemeindeverwaltung Eichenau für eine grundlegende Modernisierung ihrer Telefonie genutzt. Stahl Computertechnik hat die Umstellung dank langjähriger Erfahrung im Bereich IP-Telefonie erfolgreich begleitet. In einer ausführlichen Success-Story stellt der IT-Systempartner für Unternehmen und Verwaltung das Projekt vor.

 MODERNE BÜROTECHNIK FÜR MODERNE GEMEINDEVERWALTUNG

Eine Skulptur vor dem Rathaus in Eichenau, das „Hörrohr“, steht als Symbol für die Kommunikationsbereitschaft der Verwaltungsmitarbeiter mit den Bürgern. Nach wie vor erfolgt ein Großteil dieser Kommunikation über das Telefon. Eine Gemeindeverwaltung ist auf eine reibungslos funktionierende Telefonanlage angewiesen, um ihre Services erbringen zu können. Zugleich trägt eine moderne Büroausstattung und -technik zum Ziel der Kommune bei, als moderne und soziale Gemeindeverwaltung ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.

Die aufgabe

Entsprechend wurden folgende Anforderungen an die neue Telefonanlage formuliert:

• All-IP-fähig
• Anbindung der Außenstellen an die Telefonanlage
• Vernetzung von Telefonie und EDV, so dass Wählen über den PC möglich ist
• Mitarbeiter sollten flexibel an unterschiedlichen Arbeitsplätzen arbeiten können und dabei unter ihrer eigenen Nebenstelle telefonieren können.

Die umsetzung

Stahl Computertechnik verfügt als IT-Systempartner für Unternehmen und Kommunen über langjährige Erfahrung, wenn es um die Verknüpfung von Telekommunikation und EDV geht. Ebenso hat das Systemhaus bereits zahlreiche Umstellungen auf IP-Telefonie begleitet. Mittlerweile ist Festnetz-Telefonie über IP, also das einheitliche Internet Protokoll, zum Standard geworden.

BEWÄHRTE LÖSUNGEN für VOIP und Unified communications

So konnte Stahl Computertechnik beim Projekt in Eichenau auf bewährte Lösungen zurückgreifen. Dazu gehören Zentralgeräte wie VoIP-Gateways und VoIP-Telefone sowie eine Unified Communications Lösung des Herstellers innovaphone. Hinzu kommen Türsprechmodule mit Kamera von Behnke. Die Virtualisierung der Telefonanlage erfolgt auf Basis von VMware.

besonderheiten und herausforderungen

Eine Herausforderung an das Projektteam von Stahl Computertechnik unter Leitung von Michael Rasch lag in der zeitlichen Komponente: Die neue Telefonanlage sollte ab Januar „laufen“, der Auftrag war aber erst Anfang Dezember erteilt worden. Dem Systemhaus ist dennoch ein reibungsloser Übergang von „alt“ auf „neu“ gelungen.

In dem Zuge wurde auch die Umstellung auf IP vorbereitet, die letztlich im April erfolgt ist.

 Die Realisierung erfolgte in drei Phasen:

1. Abstimmung: Die ITK-Experten von Stahl Computertechnik, die Gemeinde sowie deren IT-Betreuer erfassten, welcher Mitarbeiter welche Nebenstelle erhält und welche Funktionalitäten jeweils benötigt werden.
2. Konfiguration und Installation: Stahl-Mitarbeiter haben die Konfiguration gemäß der Abstimmung vorbereitet, die Anlage vor Ort in Betrieb genommen sowie die Telefonapparate aufgebaut.
3. Anbindung und Schulung: Abschließend wurde die Anbindung an das Telekom-Netz vorgenommen und die spätere Umstellung auf All-IP vorbereitet. In Schulungen wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Benutzung eingewiesen.

ALTE NUMMERN WEITER AKTIV

Eine Besonderheit bei dem Projekt war, dass übergangsweise der Betrieb der neuen Telefonanlage noch auf ISDN erfolgt ist. Die endgültige Umstellung auf All-IP folgte einige Wochen später.

Durch die Neukonzeption der Telefonie haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neue Durchwahlnummern erhalten. Die bisherigen Nummern blieben noch für ein halbes Jahr bestehen, so dass genug Zeit war, die neuen Durchwahlen bekannt zu machen.

Der nutzen

Die moderne Telefonanlage bedeutet eine große Erleichterung im Arbeitsalltag. Sie ist einfach zu bedienen, unter anderem durch die Anbindung des Telefons an den PC. Schnurlose Headsets ermöglichen es, Bürgeranliegen direkt während des Telefonats am Computer zu bearbeiten. Für den „schnellen Draht“ sorgen auch ein digitaler Faxempfang und Anrufbeant¬worter direkt am PC des einzelnen Mitarbeiters.

Das fazit

„Ich hatte mit mehr Schwierigkeiten bei der Umstellung der Telefonanlage gerechnet. Aber es ist ein reibungsloser Ablauf gewesen. Die Professionalität von Stahl Computertechnik hat dazu viel beigetragen.“
Peter Münster, Erster Bürgermeister

Stahl Computertechnik hat eine reibungslose Umstellung der Telefonanlage bewerkstelligt und den Umstieg von ISDN-Anschlüssen auf die All-IP-Technologie vorbereitet. Die Implementation der neuen Telefonanlage und -apparate erfolgte in sehr kurzer Zeit. Der erfahrene IT-Systempartner konnte eine zeitgemäße Kommunikationslösung liefern, die den Anforderungen einer serviceorientierten Verwaltung nach zuverlässiger Erreichbarkeit und Flexibilität für die Mitarbeiter gerecht wird. Hierfür sind Telefonanlagen, die an den PC angebunden sind, eine ideale Lösung.

Dank intelligenter Geschäftstechnologie aus dem Hause Stahl Computertechnik sind die Mitarbeiter der Eichenauer Gemeindeverwaltung bei der Telefonie nun auf dem neuesten Stand – und so stets für alle Bürgerinnen und Bürger bestens erreichbar.

informationen zum auftraggeber

Die Gemeinde Eichenau im Osten des Landkreises Fürstenfeldbruck zählt rund 12.300 Einwohner. Zahlreiche Betreuungseinrichtungen, Sport- und Kulturangebote, gepflegte Grün- und Erholungsflächen sowie der Badesee machen die hohe Lebensqualität in Eichenau aus. Eingebettet in die Metropolregion München bietet sie zeitgleich die Vorzüge der nahen Großstadt sowie einer beschaulichen Gemeinde.

Die Eichenauer Gemeindeverwaltung versteht sich als Serviceeinheit und Dienstleisterin für die Bürgerinnen und Bürger Eichenaus. 46 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in Allgemeiner Verwaltung, Bauverwaltung, Finanzverwaltung, den „Zentralen Diensten“ sowie im Bauhof beschäftigt.

ZAHLEN ZUM PROJEKT

• Projektzeitraum Dezember 2017 bis Januar 2018
• Teilnehmer: 50
• Standorte: 2

TECHNOLOGIEPARTNER

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